5 moyens de réduire l’absentéisme à votre cabinet

24 janvier 2017
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Selon la dernière enquête de l’URPS des médecins d’Île-de-France, les médecins recensent 6 rendez-vous non honorés par semaine, perdant en moyenne 40 minutes de consultations par jour. Afin de circonscrire au maximum l’absentéisme dans votre cabinet, voici nos meilleures astuces, plébiscitées par la communauté MonDocteur !


 

Pour faire face à ce fléau, de nombreux médecins ont adopté des solutions telles que des procédures de rappel téléphonique, mail ou SMS (pour 59% d’entre eux) ou mettent en place le doublonnage de rendez-vous (41%), mais ce qui n’est pas au goût de tous les patients !

 


1/ Envoyer un mail de confirmation de rendez-vous


A l’heure du tout numérique, une trace écrite confirmant la prise de rendez-vous permet de fixer plus fortement et durablement le rendez-vous dans l’agenda de vos patients. En effet, cette trace subsiste et permet au patient de retrouver facilement son rendez-vous ainsi que toutes les informations utiles pour se rendre à la consultation.

Ce mail de confirmation peut également être l’occasion de faire passer certains messages comme l’importance la ponctualité, les conséquences d’une absence non justifiée ou les documents à apporter.

 


2/ Libérer les lignes téléphoniques


En général, les patients, pour annuler un rendez-vous, ne prendront pas la peine de patienter longtemps au téléphone. En effet, si l’attente téléphonique est dissuasive pour prendre rendez-vous, elle l’est d’autant plus pour annuler son rendez-vous.

Il s’agit donc de leur faciliter la tâche en minimisant le temps d’attente téléphonique pour joindre le cabinet. La prise de rendez-vous en ligne est l’une des principales solutions pour diminuer le nombre d’appel et donc le temps d’attente. Avec l’outil MonDocteur, on constate en moyenne -50% d’appels reçus pour prendre rendez-vous.

 


3/ Mettre en place une procédure de rappel adaptée à votre patientèle et au délais d’obtention de rendez-vous


Le rappel (par mail, SMS ou téléphone) avant la consultation est un excellent moyen de diminuer l’absentéisme et est déjà adopté par de nombreux professionnels de santé.

En revanche, celui-ci doit être adapté à votre patientèle et au temps qui s’est écoulé entre le prise de rendez-vous et la date de consultation. Ainsi, lorsque les délais sont courts ou modérés, vous pouvez préférer le rappel le jour précédent la consultation.

En revanche, lorsqu’il s’agit de rendez-vous pris longtemps en amont, il est bon d’adapter ces procédures de rappel et d’envoyer le rappel une semaine avant la consultation. Cela laisse le temps au patient de s’organiser et de se dégager le temps nécessaire en cas d’oubli.

Ces procédures de rappel peuvent être facilement automatisées et calibrées pour vos différents types de rendez-vous et patients avec l’outil MonDocteur et les conseils de nos équipes.

 


4/ Donner la possibilité de décaler ou annuler simplement son rendez-vous


Même constat qu’au second point, les patients ont tendance à manquer de patience pour annuler les rendez-vous, même si celui-ci est rappelé en amont. En plus de libérer les lignes téléphoniques, il est important de leur donner les moyens de décaler ou d’annuler simplement leur rendez-vous. Via l’interface de prise de rendez-vous en ligne de MonDocteur, cela peut se faire en quelques clics soit en se connectant sur son espace patient, soit en suivant le lien figurant sur le mail et le SMS de rappel de rendez-vous. Vos patients ont ainsi accès à ce service 24h/24, 7j/7 sans encombrer votre ligne téléphonique.

 


5/ Pédagogie et rappel à l’ordre


Un soupçon de pédagogie et de rappel à l’ordre est également un très bon moyen de vous prévenir de prochaines absences. En sensibilisant vos patients au fléau qu’est l’absentéisme pour votre organisation et l’accès aux soins, vous les impliquez et les mobilisez. En effet, certains patients peuvent penser que l’absentéisme est très ponctuel et donc excusable… !

De plus, via vos dossiers et historiques patients de l’outil MonDocteur, il vous est à présent très facile d’identifier les “mauvais élèves”. Vous pouvez alors leur envoyer des messages de rappel à l’ordre en quelques clics et réduire leurs accès à votre planning.

Vous avez d’autres astuces ? N’hésitez pas à les partager en commentaire !

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  Vous souhaitez un audit plus fin de votre absentéisme et recevoir des astuces adaptées à votre cabinet ? Ecrivez-nous :)

Ecrit par Léa J.

Responsable de la communication chez MonDocteur
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