Les 5 règles pour paramétrer son agenda avant l'été ☀️

3 juillet 2017

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sarah-coste-mondocteur-rond.jpgPremier article pour moi sur ce blog ! Je suis Sarah Coste, responsable du service client chez MonDocteur. Nous nous sommes peut-être déjà parlé par téléphone... Je m'occupe de vous aiguiller quotidiennement dans la gestion de votre agenda et accompagne vos patients à la prise de rendez-vous en ligne.

L’été arrivant à grands pas, je me suis dit qu’il était temps de prendre la plume pour vous donner quelques conseils afin de préparer au mieux la période estivale. Comme la plupart de vos confrères, vous allez sûrement vous absenter quelques jours, voire davantage. N’ayez crainte, MonDocteur et son agenda ne partent pas en vacances, nous serons présents pour assurer le relais ! 

Avant le grand départ, je vais donc vous donner quelques clefs pour paramétrer au mieux votre agenda pour partir en vacances l’esprit léger !


 

 

Règle #1

Fermer une journée ou poser des congés du jour au lendemain  

 

> Fermer une journée :

Depuis votre agenda, cliquez sur l’icône  fermer-une-journee-sur-l-agenda-mondocteur.png dans l’en-tête de la journée correspondante, puis sélectionnez "Fermer ma journée". Pour ne fermer qu’une demi-journée, cliquez sur le même icône puis sur "Modifier ma journée." et sélectionnez la plage que vous souhaitez fermer.

Si des patients étaient déjà positionnés, il vous sera automatiquement proposé d'annuler leur rdv par e-mail et/ou par SMS.

 

> Indiquer ses congés :

Cliquez sur l’icône  picto--agenda-connect@2x.png  puis sur "Congés".

Vous pourrez alors sélectionner la date de début et de fin de votre absence

 

 

Règle #2

Programmer son remplacement en 3 clics  

 

Si vous êtes remplacé durant vos congés ou pour une journée, voici la procédure à suivre :

1. Créez un profil pour votre remplaçant dans votre agenda :

Pour ce faire, cliquez en haut à droite sur l'onglet  picto--agenda-connect@2x.png  puis "Remplaçants" et ajoutez les coordonnées de votre remplaçant

 

2. Pour ajouter un remplaçant de façon ponctuelle :

Cliquez en haut à droite de la date fermer-une-journee-sur-l-agenda-mondocteur.png puis "Affecter un remplaçant". Vos patients seront alors prévenus au moment de la prise de rdv en ligne et dans la confirmation du rdv par mail que ce n’est pas vous qui assurerez la consultation mais votre remplaçant.

 

OU 2. bis Pour ajouter un remplaçant sur une période :

Il faut créer une nouvelle semaine type. Pour cela, cliquez en haut à droite   picto--agenda-connect@2x.png  puis "Semaine-type". Sur la page semaine, cliquer sur ce bouton plus.pngen haut à doite vous permettant d’ajouter un nouveau planning.

Alors, choisissez la période concernée et vous allez avoir la possibilité de créer une nouvelle semaine type. Pour chaque plage définie, cliquez dans les configurations de celle-ci puis affectez un remplaçant. Le remplaçant sera ainsi indiqué sur toute la période que vous avez sélectionnée. 

 

 

Règle #3

Définir la bonne organisation avec son télésecrétariat ou en adopter un !  

 

Plusieurs solutions s'offrent à vous

> Vous voulez conserver un accueil téléphonique durant votre absence et celle de votre secrétaire ?

Nous pouvons vous conseiller des télésecrétariats partenaires qui s’adapteront à votre patientèle. Ils gèreront selon vos consignes votre agenda MonDocteur

> Vous voulez en profiter pour alléger le travail du télésecrétariat (et par la même occasion votre facture 😉) ?

Nous vous conseillons alors de réduire les plages horaires de couverture de votre télésecrétariat et de composer un message de répondeur téléphonique adapté redirigeant vers votre page sur MonDocteur. 

 

Règle #4

L’indispensable personnalisation de votre répondeur !  

 

Votre meilleur allié, c’est votre répondeur ! Le premier réflexe de vos patients est souvent de vous appeler… Votre répondeur leur donnera donc les informations essentielles durant votre absence : votre date de retour et surtout le fait que la prise de rendez-vous est possible durant vos congés grâce à internet.

Trame de message vocal conseillé : « Bonjour et bienvenue au cabinet du Docteur X, nous sommes en vacances jusqu'au XX. Néanmoins, vous pouvez toujours prendre rdv 7j7 et 24h24 sur mondocteur.fr ! A très bientôt » 

 

Règle #5

Le service client : toujours là pour vous servir  

 

Pour vous accompagner dans votre paramétrage d’été ou pour tout autre conseil nous serons disponible tout l’été aux mêmes horaires qu’habituellement : du lundi au vendredi de 8h à 19h et le samedi de 9h à 17h. Pour rappel, vous pouvez nous joindre au 01 85 08 46 76 ou par mail support@mondocteur.fr

 

A très bientôt par téléphone ou sur le blog !

 

  

Ecrit par Sarah C.

Responsable du service client chez MonDocteur

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