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7 astuces pour aménager votre salle d'attente

Des chaises alignées face à un mur gris et triste
Un Paris-Match relatant les vacances idyllique de stars oubliées depuis 2004
Des bribes de la discussion entre Madame Michu et son médecin
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Vous reconnaissez cette scène ? Oui, c'est le cliché de la salle d'attente d'un cabinet médical ! Voici donc quelques astuces pour, facilement, aménager sa salle d'attente et la rendre la plus agréable possible.

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La salle d'attente est le premier contact avec votre patient. Il faut qu'il se sente rassuré et en confiance avant de rentrer en consultation. C'est également un lieu où, par définition, votre visiteur patiente, parfois pendant de longues minutes.

La problématique est donc la suivante : comment rendre l'attente de vos patients la plus agréable possible ? Pistes de réponse...


1. Une salle d'attente où on se sent en confiance


A. Mettre les patients à l'aise en insonorisant bien la salle d'attente de la salle de consultation

Le code de déontologie n'impose pas de normes techniques précises concernant l'isolation phonique mais impose, évidemment, de créer les conditions pour respecter le secret professionnel. Pour en savoir plus, vous pouvez retrouver notre article sur les normes que doit respecter la salle d'attente.

Pour insonoriser au mieux votre salle de consultation de votre salle d'attente, nous vous conseillons les aménagements suivants :

  • choisir des portes anti-bruit faites en matériaux classés "isolant phonique" ;
  • choisir un sol qui absorbe les bruits : préférez donc de la moquette ou des sols vinyles plutôt que du carrelage ou du parquet ;
  • sachez que le mobilier (cadres au mur, petits meubles, etc.) et les rideaux absorbent les bruits ;
  • mettre un léger fond sonore dans la salle d'attente. Cela participera à isoler la salle de consultation.

B. Créer différents espaces dans la salle d'attente pour se sentir "comme à la maison"

Afin de créer de petits espaces cosy et personnels, n'hésitez pas à isoler quelques chaises du groupe principal de chaise. Pourquoi ne pas mettre également des chaises autour d'une table pour faire un petit espace bureau ?

En créant plusieurs petits espaces, vous créez une atmosphère différente qui s'éloigne de la salle d'attente classique où, alignés, vos patients attendent leur tour avec plus ou moins de légèreté. L'espace bureau peut aussi leur permettre de "travailler" ou de remplir des papiers, faisant passer le temps plus vite.

C. Mobilier et plantes : créer une impression de confort et une atmosphère sereine

Le stress rend l'attente plus longue, nous le savons tous pour l'avoir déjà ressenti ! Travailler à rendre votre salle d'attente la plus apaisante possible parait donc être un bon investissement pour vos patients.

Sans jouer les Valérie Damidot, nous vous conseillons donc d'ajouter quelques éléments de déco dans votre salle d'attente afin de la rendre la plus chaleureuse possible. Préférez des tons chauds et clairs, ajoutez quelques coussins par exemple sur les chaises, achetez quelques plantes vertes pour faire respirer la pièce, etc. Laissez parler votre créativité ;-)

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2. Une salle d'attente où les minutes défilent plus vite


A. Occuper les patients avec des magazines qui "périment" moins vite que la moyenne

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Un grand classique : la problématique des magazines périmés en salle d'attente ! Vous en avez marre d'entendre cette petite rengaine... D'autant plus que certains médecins nous rapportent que les magazines sont parfois "empruntés" pour une durée indéterminée par les patients.

Voici mes 2 conseils pour éviter les remarques sur les magazines :

  • Choisir des magazines qui se périment moins vite. C'est à dire des magazines ne traitant pas l'actu chaude mais des sujets de fond qui se démodent moins. Vous avez par exemple des revues qui paraissent tous les trois mois comme La Revue XXI de très bonne qualité. Les magazines du type Ca m'intéresse ne se démodent pas très vite également et font le bonheur des lecteurs via leur recueil de curiosités ;
  • Offrir la presse en ligne à vos patients. Ainsi, pas de doute, elle est toujours actuelle ! Pour leur offrir ce service, rien de plus simple... Si vous êtes clients chez MonDocteur, vos patients reçoivent un lien vers notre espace presse en ligne. Ainsi, ils peuvent feuilleter les derniers magazine depuis leur téléphone en salle d'attente ! *

B. Mettre à disposition de la documentation médicale !

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Les patients sont friands d'informations médicales, notamment concernant les soins qu'ils vont recevoir dans votre cabinet. Cela peut aussi permettre de les détendre et de les rassurer en s'informant sur les différentes procédures. De plus, en leur fournissant vous-même de l'information médicale, vous vous assurez de la qualité de ce qu'ils consultent.

Ainsi, peut-être connaissez-vous Santé BD ? Cette association a développé un dispositif de fiches gratuites expliquant avec des mots simples ce qui se passe en consultation. Ainsi, les patients arrivent plus confiants et détendus. Ces fiches répondent simplement aux interrogations que les patients n'osent pas toujours formuler.

C'est également un bon moment pour faire de la prévention, tous disposés qu'ils sont à lire. Laissez-donc traîner quelques brochures...

C. Donner une estimation du temps d'attente afin de réduire l'impression d'attente

Nous en avons tous déjà fait l'expérience : attendre sans savoir pour combien de temps rend le moment d'autant plus long. Voire pénible !

Si vous en avez la possibilité, donnez à vos patients une estimation de leur temps d'attente, que ce soit en minutes ou en nombre de patients avant eux. Les patients auront un objectif en tête et l'attente sera plus simple à gérer.

Si vous êtes en retard, vous pouvez aussi prévenir vos patients par texto, afin qu'ils adaptent leur horaire d'arrivée. Ils apprécieront fortement ce geste et la bonne humeur sera réinstaurée en salle d'attente :) Pour mettre en place ces SMS, c'est très simple avec MonDocteur. Depuis votre ordinateur, vous faites partir plusieurs SMS en quelques clics.

D. Réduire réellement le temps effectif grâce aux bienfaits de la prise de rendez-vous en ligne

Outre ces 3 astuces pour réduire l'impression d'attente de vos patients, vous pouvez aussi réduire effectivement ce temps. Grâce à la prise de rendez-vous en ligne, vous respecterez davantage vos horaires car :

  • vos patients reçoivent des SMS de rappel à J-1 avec l'heure du rendez-vous. Ce système permet de diminuer le retard des patients, qui ne peuvent plus se réfugier derrière l'excuse du "j'avais oublié l'heure précise de notre rendez-vous !" ;
  • la prise de rendez-vous en ligne fait baisser l'absentéisme, permettant de décharger votre agenda et de supprimer l'attente de patients indélicats ;
  • votre planning est mieux organisé, sans doublon de rendez-vous et mauvaises surprises.

Vous avez récemment aménagé votre salle d'attente ? Vous avez également des conseils à nous partager ? J'attends vos commentaires 👇 A bientôt !